Inhoud
Als u over een effectief archiveringssysteem beschikt, kunt u tijd en energie besparen wanneer u belangrijke informatie hebt die snel moet worden opgehaald uit een groot aantal bestanden. Er zijn twee soorten archiveringssystemen, die nummers of numerieke systemen gebruiken, en die welke letters of alfabetische systemen gebruiken. Leren hoe u deze systemen moet gebruiken, is essentieel om te beslissen welke het beste voor u is. Hoewel er verschillende categorieën zijn, is het begrijpen van de basisprincipes van deze archiveringssystemen eenvoudig.
Bepaal het type alfabetische en numerieke systeem dat het beste werkt voor de soorten documenten die u wilt archiveren. Er zijn drie fundamentele alfabetische systemen om te overwegen en vier numerieke systemen, de meest voorkomende daarvan is het decimale systeem. De drie alfabetische systemen zijn actueel, encyclopedie en geografisch.
Begin met het definiëren van het "actuele alfabetische" systeem. Dit wordt ook wel het "woordenboek" -systeem genoemd en is het gemakkelijkst te begrijpen. In dit geval geeft elk bestand een titel en die titels zijn gerangschikt in alfabetische volgorde van A tot Z. Ze zijn niet gegroepeerd in onderwerpen en hebben geen categorieën, dus dit systeem is meestal het beste voor kleinere hoeveelheden bestanden.
Begrijp het "encyclopedie" of "geclassificeerde" systeem. In dit systeem zijn er grote overkoepelende koppen of onderwerpen, zoals geschiedenis of filosofie, met kleinere onderwerpen alfabetisch gegroepeerd erin. Indien nodig, kunnen er extra bestanden alfabetisch in deze onderverdelingen worden gerangschikt. In de geschiedenis zou je bijvoorbeeld ondertitels kunnen hebben met de titel Decennia en in die bestanden bestanden die bepaalde aspecten van de geschiedenis aanduiden, zoals technologie of oorlog. Deze subcategorieën kunnen doorgaan totdat u voelt dat het archiveringssysteem voor u efficiënt is.
Overweeg om het "geografische" systeem te leren voor documenten met informatie over plaatsen. Net als het encyclopediesysteem, heeft dit systeem grote categorieën zoals landen of staten met subcategorieën zoals steden of dorpen die in alfabetische volgorde zijn opgeslagen.
Begrijp ten minste de basisprincipes van decimale archiveringssystemen. Dit is het Dewey Decimal-systeem dat het meest wordt gebruikt door bibliotheken om boeken en referentiematerialen te categoriseren op basis van oproepnummers. In dit geval kunt u niet meer dan 10 categorieën hebben vanwege de decimale beperking om alleen de getallen nul tot en met negen te gebruiken. Deze tien categorieën kunnen vervolgens zo vaak als nodig worden onderverdeeld in 10 extra categorieën op dezelfde manier waarop het alfabetische systeem van encyclopedie werkt.
Breek het decimale systeem op in gemakkelijk te leren blokken. Misschien vereist uw huidige bibliotheek bijvoorbeeld dat u drie decimalen heeft, zodat uw tien categorieën worden weergegeven als 000, 100, 200 enzovoort, elk met een titel. Binnen elk van deze zouden subcategorieën zijn zoals 002 of 103 totdat alle decimalen zijn ingevuld. In dit geval staat de 002 voor een categorie in de 000s en de 103 staat voor een categorie in de 100s. Dit systeem is goed voor extreem grote hoeveelheden informatie, omdat de decimalen kunnen worden uitgebreid en indien nodig aangevuld.